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Plateforme de financement : Dispositif MPE

I- PRINCIPES ET PROCESSUS DE MISE EN ŒUVRE DES FORMATIONS COMPLÉMENTAIRES QUALIFIANTES

Dans le cadre de sa politique d’aide à l’insertion des jeunes, l’Agence Emploi Jeunes (AEJ) a initié depuis 2017, les formations à l’obtention de permis de conduire, toutes catégories. Ces formations étaient conduites en partenariat avec l’Union Nationale des Auto-Ecoles de Côte d’Ivoire dont les Auto-Ecoles sont réparties sur l’ensemble du territoire Ivoirien. C’est un dispositif visant à renforcer les capacités productives des jeunes ayant un niveau minimum de CM2 et n’ayant pas d’activité professionnelle. Cette formation permet aux apprenants sur une période de 45 à 90 jours d’obtenir un permis de conduire afin d’appréhender un métier dans le domaine de la conduite.

II- PRINCIPES ET PROCESSUS DE MISE EN ŒUVRE DES FORMATIONS COMPLÉMENTAIRES QUALIFIANTES

2.1 Les principes directeurs 
  1. La mise en œuvre opérationnelle avec:
    • Le renforcement des capacités productives des jeunes;
    • L’accès direct un premier emploi à fort besoin ;
    • L’appui à l’insertion des jeunes.
  2. La prise en charge financière

    • La Stabilisation et simplification des pièces justificatives permettant d’alléger la prise en charge financière des jeunes ;
    • La Réduction des délais de traitement des dossiers dans la chaîne de prise en charge ;
    • La Séparation des fonctions : Celui qui fait, n’est pas celui qui contrôle ;
    • La Célérité et le renforcement de la traçabilité lors du traitement et de la transmission des dossiers des jeunes ;
    • La transparence dans nos dispositifs via une bonne politique de communication
2.2 Procédure de mise en œuvre de la Formation à l’obtention du Permis de Conduire

La présente procédure décrit les activités réalisées dans le cadre de la mise en œuvre des Formations à l’obtention du Permis de Conduire. Les étapes constitutives des axes que représentent la mise en œuvre opérationnelle et la prise en charge financière vous sont ci-dessous présentées :

  1. La mise en œuvre opérationnelle avec
    • Les activités préalables ;
    • La sélection des structures d’Auto-Ecoles ;
    • L’enrôlement et l’identification des candidats ;
    • L’exécution des modules de formations.
  1. La prise en charge financière des structures de Formation à l’obtention du Permis de Conduire La mise en œuvre opérationnelle avec
    • Le dépôt des rapports et factures ;
    • Le paiement des prestations fournies.

III- PROCEDURE DE DEPLOIEMENT DE LA FORMATION A L’OBTENTION DU PERMIS DE CONDUIRE

 3.1 La mise en œuvre opérationnelle

 

Dans le souci d’améliorer le suivi des activités opérationnelles, une unité de coordination fut créée pour le suivi de la mise en œuvre du Programme relatif au Permis de Conduire.  Elle a pour principal objectif d’assurer la coordination et la gestion du programme en lien avec les autres acteurs. Le Coordonnateur de l’UCP ainsi que les autres membres de l’UCP sont chargés à cet effet d’(e) :

  • Elaborer le plan d’action du programme ;
  • Valider l’avis de candidature et de le transmettre à la Direction de la Communication pour Publication ;
  • Valider le cahier des charges pour la sélection des autos écoles et le transmettre à la DMG et à la DRHAJ (sous-direction des affaires juridiques) ;
  • Extraire la liste des candidatures sur la plateforme de l’AEJ et la communiquer aux Agences régionales pour l’organisation des sessions de sélection ;
  • Superviser la constitution des comités de sélection dans les différentes agences régionales ;
  • Organiser les sessions du comité de sélection des auto-écoles ;
  • Valider les PV de sélection des auto-écoles et les faire viser par le DOP puis valider par l’Administrateur ;
  • Transmettre les PV de sélection des auto-écoles au DOP, à la DMG et à la DRHJA pour l’établissement des contrats et des conventions avec les auto-écoles ;
  • Valider avec le DOP les PV et les listes des jeunes bénéficiaires sélectionnés ;
  • Superviser l’organisation des formations et le suivi du calendrier d’exécution du programme ;
  • Consolider les rapports de formation et remplir les matrices de reporting ;

Plusieurs actions sont menées pour la mise en œuvre des Formations à l’Obtention du Permis de Conduire l’organisation de la mise en œuvre du dispositif jusqu’à la délivrance du Permis de Conduire.

 3.1.1 L’exécution d’activités préliminaires

La principale activité préliminaire au lancement du dispositif des Permis de Conduire est la réunion de cadrage et l’harmonisation des outils de travail. Cette réunion associe les acteurs liés à la conception du dispositif que sont :

  1. La Direction des Opérations (DOP)
  2. L’Union Nationale des Autos-Ecoles de Côte d’Ivoire (UNAECI)
  3. La Fédération Ivoirienne des Petites et Moyennes Entreprises (FIPME)

A la suite de ladite réunion,

  1. Un chronogramme (présentant la tendance) de mise en œuvre du dispositif est recueilli ;
  2. Le canevas de présentation des rapports,
  3. Les tranches de paiements des structures sont déterminées.

Durant la phase préliminaire de lancement du présent dispositif, il est recommandé au service juridique la mise en place de documents juridiques types qu’elle soumettra pour avis à la Direction du Contrôle Interne et pour validation au Contrôleur Budgétaire. L’objectif de la précaution ci-dessus décrite est d’éviter les rejets de factures pour non-conformité des documents juridiques.

 3.1.2 La sélection des Structures d’Auto-Ecoles

La sélection des Auto-Ecoles est réalisée par un Comité de sélection prévu à cet effet. Ce dernier est composé de(u) :

  1. Chef projet ;
  2. Chargé du programme ;
  3. Représentant de la Direction des Moyens Généraux ;
  4. Représentant de la Direction de l’Audit Interne et du Contrôle de Gestion.

A la suite de la sélection, un Procès-Verbal est dressé puis soumis pour information et validation à l’Administrateur Principal et au Directeur des Opérations..

La Sous-Direction des Affaires Administratives et Juridiques reçoit de la Direction des Opérations la liste des structures sélectionnées pour l’établissement des contrats. Elle dispose de 2 jours prévus à cet effet. Les contrats sont établis en quatre (4) exemplaires puis soumis à la validation du contrôleur Budgétaire. Ils sont par la suite soumis à la signature de l’Administrateur pour le compte de l’Agence Emploi Jeunes et à la Structure de formations pour le compte de l’Auto-Ecole.

Après signature et enregistrement, les contrats sont repartis comme suit :

  • un (1) exemplaire à l’Auto-Ecole (qu’elle présentera à l’Agence Régionale concernée)
  • un (1) exemplaire à la S/D des Affaires Juridiques et Administratives
  • un (1) exemplaire au Contrôle budgétaire
  • un (1) exemplaire à l’Agent Comptable.

NB : Une procédure d’Avis à Manifestation d’Intérêt pourrait être mise en place et initiée par la Direction es Moyens Généraux afin de permettre la sélection des structures d’Auto-Ecoles.

Justificatifs : Liste des candidats retenus pour les formations, PV de sélection, dossier physique du candidat (copie de la CNI, Contrat avec l’Auto-Ecole, RIB de l’Auto-Ecole, attestation de régularité fiscale).

 

Délai de transmission : 2 jours

 3.1.3 L’enrôlement et l’identification des candidats

La Direction de l’Information et de la Communication conçoit les visuels pour le lancement du présent dispositif. Elle diffuse sur la Plateforme l’offre relative à la formation au Permis de Conduire.

L’enrôlement des futurs bénéficiaires est réalisé via la plateforme technologique. L’inscription à ce dispositif est obligatoirement effectuée de façon dématérialisée afin de permettre un meilleur suivi des statistiques et de s’assurer de l’inscription du jeune dans nos bases de données.

Cependant, les candidats ne disposant pas d’une solution internet pourront se rendre en Agence Régionale ou dans les Guichets Emploi afin de se munir de la fiche d’inscription pour se faire enrôler. Suite à cet enrôlement, les Conseillers Emplois aidés des Informaticiens réaliseront sur le site internet l’inscription et l’enrôlement des candidats

La sélection des candidats est réalisée au sein des Agences Régionales par un comité de sélection prévu à cet effet. Ce dernier est composé de :

  • 2 représentants de l’Agence Régionale ;
  • 1 représentant d’une organisation de jeunesse ;
  • 1 représentant du Ministère ;
  • 1 représentant de l’auto-école sélectionné.

Ce Comité présélectionne les bénéficiaires au regard des critères démographiques (âge, lieu de résidence, niveau d’alphabétisation) et établit la liste des jeunes devant prendre part aux entretiens de sélection. A l’issue des rencontres de sélection, un PV de sélection accompagné de la liste des candidats sélectionnés est transmis par le Chef d’Agence au Directeur des Opérations pour validation. Après validation, les listes sont publiées sur le site de l’AEJ et les bénéficiaires sont convoqués par les Agences régionales pour les rencontres de démarrage des formations.

A la rencontre de démarrage, les bénéficiaires produisent la copie de leur pièce d’identité en cours de validité.

 3.1.4 L’exécution des modules de formation

L’exécution des modules de formation requiert une préparation des démarches administratives.La principale démarche administrative est la visite médicale. Cette étape est déterminante dans la tenue des objectifs liés à la mise en œuvre du Permis de Conduire. Elle est réalisée par l’Auto-Ecole sous la vigilance du Sous-Directeur Développement des Compétences. Cette étape est effectuée avec l’organisme Quipux des Centres de Gestion Intégrés.

S’en suit la mise en place d’un planning réalisé en lien avec les Auto-Ecoles sélectionnées et tenu à disposition des candidats sélectionnés. Lors de la sélection des candidats, ces derniers devront confirmés leur disponibilité vis-à-vis des formations au code et à la conduite.

Des fiches de présences mensuelles devront être tenues à la disposition des apprenants.

TABLEAU DE SYNTHESE

INTERVENANTS

DESCRITPION DE L’ACTION

DELAIS

LIVRABLES

Sous-Directeur Développement des Compétences

Sous-Direction des Affaires Juridiques et Administratives

Activités Préliminaires

Organise la réunion de cadrage et d’harmonisation des outils

Conçoit un modèle type de contrat

3 Mois avant le lancement du dispositif

Chronogramme

Canevas de Présentation des rapports

Tranches de paiements

Contrat Type établi

Comité de Sélection

Sélection des Structures d’Auto-Ecoles

Sélectionnent les Auto-Ecoles

Transmet le PV de sélection et la liste des structures retenues à l’Administrateur Principal et au Directeur des Opérations

1 Jour

Instantanée

PV de Sélection + Liste des Structures sélectionnées

Service des Affaires Juridiques et Administratives

Etablit sur la base du modèle-type les contrats à adresser aux structures sélectionnées

2 Jours

Contrats

 

Direction de l’Information et de la Communication

Usager / Conseiller Emploi

Comité de Sélection

Enrôlement et Identification des candidats

Conçoit les visuels

Diffuse l’Offre relative à la formation à l’obtention du Permis de Conduire

Procède à l’inscription sur la plateforme technologique de l’agence emploi jeunes

Sélectionne les candidats retenus

Met à leur disposition le planning de formation

Dans le courant du trimestre qui précède le Lancement du Programme

15 Jours minimum

7 jours

Visuels de communication

PV de Sélection

Engagement par les jeunes vis-à-vis du planning de formation

 

Consiller Emploi

Sous-Directeur Développement des Compétences / Auto-Ecoles

Structures de Formation

Exécution des modules

Convoquent les futurs bénéficiaires pour la formation

Organisation des visites médicales




Mesure l’assiduité des apprenants




Liste des jeunes retenus pour l’entretien




Fiches de Présence mensuelles


 3.2 La prise en charge financière


 3.2.1 Le dépôt des factures et rapports d’exécution

Sur la base de l’échéancier figurant dans le contrat, la Sous-Direction de la comptabilité et des finances reçoit de la Sous-direction Achats Patrimoine (après validation du Chef Projet) les factures des auto-écoles préalablement collectées. Les dossiers de paiements sont constitués pour le règlement des factures relatives aux frais de formation engagés.


Relativement au dossier de paiement de l’auto-école et sur la base du contrat signé :

  • la première tranche est établie par la copie du dossier physique du jeune complété des originaux des listes de présence mensuelles, du rapport de démarrage et de la facture établie par l’Auto-Ecole sur la base du contrat.
  • les paiements intermédiaires et le solde sont réalisés sur la base des dossiers physiques des jeunes complétés de la liste de présence mensuelle, des rapports intermédiaires et finaux puis des factures relatives aux rapports.

Justificatifs : Liste des auto-écoles, dossiers de paiements

Délai de traitement : 4 jours

 3.2.2 Le paiement des honoraires des structures de formation

Le Contrôleur Budgétaire est l’organe en charge de la validation des contrats établis par la Sous-Direction des Affaires juridiques et Administratives. Le Contrôleur budgétaire dispose de 2 jours pour la validation et la transmission des contrats à la Sous-Direction des Affaires Juridiques et Administratives.

Une opération d’Aller-Retour entre la Sous-Direction Comptable et Financière et le Contrôleur Budgétaire est réalisée en vue d’assurer le paiement des prestations fournies par les structures d’Auto-Ecoles. En effet en sa qualité de contrôleur des services effectués, le Contrôleur Budgétaire vise, diffère ou rejette tout dossier présenté par la Sous-Direction des Comptabilités et Finances.

Suite aux engagements validés par le Contrôleur Budgétaire et sur la base des dossiers transmis, l’Agent Comptable procède ou rejette le paiement.

N.B : Le paiement de la dernière aux structures d’Auto-Ecoles est réalisé sur preuve de la délivrance des Permis de Conduire aux Apprenants.

Justificatifs : dossier de paiement

  • 2 jours pour le Contrôleur Budgétaire
  • 2 jours pour l’Agent Comptable


TABLEAU DE SYNTHESE

INTERVENANTS

 DESCRITPION DE L’ACTION

DELAIS

LIVRABLES

 

Chargé de Programme / Chef Projet

 

Sous-Direction Comptable et Financière / Ordonnateur


Valide les factures et les rapports reçus des Auto-Ecoles





Réalise les engagements relatifs aux factures et rapports reçus

2 Jours



1 Jour


- Factures de formation et rapports d’exécution


Fiche d’Engagement « Provisoire »

Contrôleur budgétaire 

Valide les fiches d’engagement




3 jours



Fiches d’Engagement « Définitif »




Agent comptable 

Valide ou Rejette les dossiers (rapports, facture, fiche de présence)


1 jour


Ordre de paiement ou Retour de dossier